أي نشاط اقتصادي ينص علىالحركة متنوعة للغاية في وثائق أهميتها التي يتم إنشاؤها داخل المؤسسة نفسها أو تم الحصول عليها من جانب الأطراف المقابلة المترابطة. يمر دوران الوثيقة بعدة مراحل. يحدث إنشاء المستند الأساسي أو استقباله من الخارج في المرحلة الأولى من تداول المستند. في المرحلة الثانية ، يتم قبول الوثيقة للمحاسبة والتحقق منها. في المرحلة الثالثة ، تتم معالجة الوثائق المستخدمة ونقلها إلى الأرشيف لحفظها. العمر الافتراضي للوثائق المحاسبية مختلف.
قائمة المحاسبة وغيرها من الوثائق ،هناك اثني عشر قسمًا رئيسيًا للأرشفة. يشمل القسم الأول الأوراق التي لها وظائف إدارية وإشرافية وتنظيمية توفر الأساس القانوني لإجراء دورة كاملة من تداول الوثائق وتخزين الوثائق من قبل جميع الكيانات الاقتصادية. العمر الافتراضي لوثائق المحاسبة المدرجة في القسم الأول هو خمس سنوات.
وتشمل الأقسام من الثاني إلى الرابع التخطيط ، والتمويل ، والتسعير ، والإقراض ، والمحاسبة ، ووثائق الإبلاغ.
وترد في الفرع الخامس عدة وثائق وإعداد تقارير عن تنفيذ الروابط الاقتصادية والتقنية والعلمية والثقافية.
تحتوي الوثائق المعلوماتية الخاصة بخدمة الأنشطة المختلفة للكيانات الاقتصادية والمنظمات الأخرى على القسم السادس.
التقنين والتعريفات ومكافآت العمل وحمايتها - هذه الأوراق تشكل القسم السابع.
يتضمن القسم الثامن من القائمة الوثائق المتعلقة بالقبول والفصل وحركات العمال الأخرى. يتم الاحتفاظ أيضا الوثائق على الجوائز الواردة هنا.
يتكون القسم التاسع من الأوراق المتعلقة بالدعم المادي والتقني لأنشطة المنظمة وتخزين الأشياء الثمينة.
في القسم العاشر من القائمة ،تعكس التدابير الإدارية والاقتصادية لإدارة المؤسسة ، والمساهمة في الامتثال الصارم للقواعد الداخلية ، وخدمات الاتصالات الداخلية ، وخدمات النقل.
في القسم الحادي عشر جميع الوثائق الاجتماعية والداخلية التي توفر تدابير للتأمين الاجتماعي والمسكن والقضايا المنزلية.
يتضمن القسم الثاني عشر من القائمة أوراق عن أنشطة المنظمات النقابية العامة والجمعيات العامة الأخرى.
على أساس القانون الاتحادي رقم 129 من الاتحاد الروسي ،يتم إعداد وثائق المحاسبة (الفواتير والعقود والأفعال وغيرها من الوثائق الأولية والمحاسبية وسجلات الإبلاغ الضريبي) لمدة خمس سنوات. وفي نفس الوقت ، خلال هذه الفترة ، تحتفظ المؤسسة في الأرشيف (الخاص أو العام) بجدول عمل للحسابات ، وسياسة محاسبية ، بالإضافة إلى برامج محاسبة آلية تستخدم في معالجة البيانات. فترة تخزين الوثائق النقدية هي أيضا 5 سنوات.
وثائق الموظفين وكتب حساب الراتبيتم تخزينها لفترة طويلة جدا. 75 سنة - فترة تخزين الوثائق المحاسبية المتعلقة أوامر، والمرتبات والإيرادات الأخرى، والتي يتم احتساب مقدار متوسط الراتب ومدة الخدمة للمعاش الدولة. مساعدة وبروتوكولات اللجنة، تقارير عن ظروف العمل الثقيلة والضارة جدا، يتم الاحتفاظ حوادث العمل والحوادث وإصابات العمل للنفس الوقت. على نفس القدر من الوقت، لا يتصرف في عقود التأمين التي يتم توفير هذا الحدث، وتأمين فوائد المؤمن.
خمس سنوات من المحاسبة الماليةوثائق. ولا يبدأ العد التنازلي لهذه الفترة إلا بعد انتهاء مدتها. هذه هي عقود العمل وعقود التأمين على الممتلكات والعقود لتقديم خدمات التدقيق وغيرها. منذ لحظة إقالة الموظف ، يتم الاحتفاظ بالاتفاقيات مع الأشخاص المسئولين ماديًا وكتب المشتريات والمبيعات وما إلى ذلك.
يحدد القانون إجراءات تقديم المحاسبةالمستندات المالية في الأرشيف. كما يتم توفير غرامة إدارية للمسؤولين عن التنفيذ الصحيح لهذا البند من القانون بشأن ضمان الاحتفاظ بالوثائق المالية وغيرها من الوثائق الاقتصادية. العقوبة الإدارية لانتهاك هذا الإجراء وفقا للفقرة 11 من المادة 15 من القانون الإداري للاتحاد الروسي هو الحد الأقصى من ثلاثة آلاف روبل. يتم التحكم في مدة تخزين وثائق المحاسبة من قبل مفتشيات الضرائب وهيئات الدولة.
المحفوظات لتخزين المحاسبة وغيرهايتم تجهيز الوثائق في أماكن معزولة خاصة ويتم تضمينها في خزائن معدنية أو خزانات مضادة للحريق ، مما يسمح لهم لضمان سلامتهم وسلامة كاملة لفترة طويلة.
